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Chef de projet événements internationaux F/H

17 mars 2022

Chabé est une société familiale centenaire, expert de la mobilité sur mesure. Nous transportons les personnes les plus influentes partout dans le monde, tout le temps. Notre savoir-faire historique auprès des palaces se double aujourd’hui d’une expertise dans la gestion des déplacements hors normes qu’occasionnent les événements publics ou privés de grande ampleur.

Nous recherchons un(e) chef de projet événements internationaux F/H en CDD ou CDI.

Principales missions

  • Coordonner des opérations de transport pour les événements de nos clients en France et à l’étranger.
  • Être le point de contact dédié du client dans le suivi opérationnel de son événement, depuis la prise de brief jusqu’à la post-production.
  • Répondre aux besoins spécifiques de chaque événement avec une organisation et des solutions sur mesure.
  • Assurer le lien entre le client et les différents acteurs (internes ou externes) du projet.

Principales tâches

  • Etudier le cahier de charges de l’événement.
  • Participer aux rendez-vous clients (AO, briefing, repérages, réunions de suivi, debrief…).
  • Accompagner et conseiller le client en adaptant ses attentes aux éventuelles contraintes liées au lieu de l’événement.
  • Définir et planifier les actions nécessaires au projet et leurs délais d’exécution (rétroplanning)
  • Définir, mettre en place et coordonner les besoins matériels et infrastructurels nécessaires au projet.
  • Définir, mettre en place et coordonner les besoins humains nécessaires au projet.
  • Réaliser un ou plusieurs repérages de préparation (déplacements en France et à l’étranger à prévoir).
  • Sélectionner, coordonner et animer l’équipe projet et les différents acteurs internes et externes.
  • Produire et mettre en place les outils et documents pour la bonne réalisation du projet.
  • Etablir et actualiser le budget estimatif du projet pour le client.
  • Suivre et optimiser les coûts et la marge nette réalisée.
  • Identifier, anticiper et gérer les contraintes et difficultés éventuelles liés à l’événement et à la destination.
  • Superviser l’équipe et l’organisation du projet pendant l’événement.
  • Superviser la valorisation des services et l’envoi du relevé de pré-facturation au client.
  • Assurer la clôture administrative et financière du projet (PV, notes de frais, facturation…).
  • Réaliser en interne un REX post-production et en ressortir les bonnes pratiques et axes d’amélioration.
  • Rédiger un bilan post- événement, qualitatif et quantitatif, partagé avec le client.
  • Remonter au fur et à mesure au Directeur Evénements l’avancée du projet, et les difficultés rencontrées.

Autres tâches envisageables selon le besoin

  • Participer aux réponses aux appels d’offre événementiels.
  • Mettre en place des outils, procédures, bonnes pratiques utiles à la gestion d’événements.
  • Enrichir et qualifier les bases de données (fichier chauffeurs, coordinateurs, prestataires…).
  • Aider et participer à certaines actions commerciales, selon le besoin.
  • Renforcer une équipe projet coordonnée par un autre chef de projet événementiel.

Cette liste de tâches n’est pas exhaustive, et pourra être amenée à évoluer et/ou être complétée selon les besoins de l’activité du groupe Chabé.

Relations internes et externes

  • Rattaché au département Front Office et Evénements, sous la responsabilité hiérarchique du
  • Directeur Front Office et Evénements.
  • Le Superviseur sera principalement en lien avec :
    – les clients du groupe Chabé.
    – les équipes du groupe Chabé, basées en France, en Suisse et au Royaume Uni.
    – les partenaires et prestataires externes sollicités lors d’événements.

Conditions et lieu de travail

Poste basé au siège social de Chabé (Paris) à Nanterre, avec déplacements réguliers en France et à l’étranger.

Profil

  • Français et anglais courant, à l’écrit et à l’oral.
  • Expérience confirmée à l’international d’au moins 3 ans dans le transport événementiel.
  • Forte mobilité, impliquant disponibilité, flexibilité et adaptabilité.
  • Leadership et sens aigu du management d’équipe et de projet.
  • Goût du challenge, et très bonne gestion du stress et des difficultés.
  • Excellentes capacités à structurer, coordonner, encadrer, déléguer et prendre des décisions.
  • Rigueur, méthode, organisation et gestion des priorités.
  • Force de vente / négociation, de propositions et de solutions.
  • Aisance relationnelle (à l’oral et à l’écrit) et goût du contact client.
  • Aisance avec les outils informatiques.

 

Ce poste est ouvert aux personnes en situation de handicap.

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